1件の請求書で見る補助元帳と総勘定元帳
仕入先B社から55,000円（税込）の請求書を受け取り、計上したとします。仕入先B社の明細として55,000円の貸方が記録され、同時に総勘定元帳の「買掛金」（照合勘定）にも55,000円が貸方計上されます。総勘定元帳の買掛金は全仕入先の合計しか持たず、「誰にいくら払うか」は補助元帳の側にあります。
月末に買掛金の残高が3,200万円あれば、仕入先ごとの残高を合計しても3,200万円になります。支払・消込・督促といった取引先単位の業務は補助元帳で行い、決算書の数字は総勘定元帳で見る、という役割分担です。
補助元帳の種類と照会画面
| 補助元帳 | 単位 | 主な照会画面 |
|---|---|---|
| 売掛金（FI-AR） | 得意先 | FBL5N（得意先明細の照会） |
| 買掛金（FI-AP） | 仕入先 | FBL1N（仕入先明細の照会） |
| 固定資産（FI-AA） | 資産番号 | AW01N（資産エクスプローラ） |
総勘定元帳の側は FBL3N（GL勘定明細の照会）で見ます。S/4HANAでは補助元帳の明細もACDOCAに得意先・仕入先の番号つきで入るので、テーブル上は同じ場所にあります。
つまずきやすい点
保留伝票（FV60などで保存しただけで、まだ転記していない伝票）は、補助元帳にも総勘定元帳にも入っていません。「請求書は入力したのに残高に出ない」というときは、保留のままになっていないかを確認します。
仕入先の請求書の計上から支払までの流れと、補助元帳としての買掛金の扱いを説明しています。買掛金管理（FI-AP）