BPマスタの全体像

S/4HANAでは、得意先マスタと仕入先マスタをビジネスパートナ（BP）から登録します。ECCで使っていたXD01（得意先登録）やXK01（仕入先登録）は、S/4HANAではマスタを作る手段ではなくなりました。BPが唯一の入口です。

ここでつまずきやすいのは、「BPに一本化された」と言われても、得意先マスタ・仕入先マスタが無くなったわけではない点です。BPを保存すると、裏で得意先マスタ・仕入先マスタが作られます。販売や購買の伝票は、これまでどおり得意先・仕入先を参照します。つまり、BPは入口で、得意先・仕入先は出口です。

まず、3つの「区分」を分けて覚える

BPには似た名前の区分が3つあり、これを混ぜて覚えると画面の意味が分からなくなります。最初にここを分けておくと、あとが楽です。

とくに紛らわしいのが、BPグルーピングと、得意先・仕入先側の勘定グループです。役割が似ていて、どちらも番号範囲を決めます。BPグルーピングはBP側の区分、勘定グループは得意先・仕入先側の区分で、両者を対応づける設定が別にあります。

BPロールで、見えるデータが変わる

BPの画面を開くと、上のほうにロールを選ぶ欄があります。ここを切り替えると、表示される項目が変わります。「さっき入力した項目が見つからない」というときは、たいてい別のロールを開いています。

この表が示しているのは、BPのデータが階層に分かれているということです。名称や住所はどの業務からも同じものを見ますが、統制勘定は会社コードごと、出荷条件は販売エリアごとに変わります。BPを理解するうえで、いちばん大事なのがこの階層です。

BP（名称・住所・連絡先）
  ├ 得意先として
  │   ├ 会社コードのデータ（FLCU00）… 会社コードごとに1件
  │   └ 販売エリアのデータ（FLCU01）… 販売エリアごとに1件
  └ 仕入先として
      ├ 会社コードのデータ（FLVN00）… 会社コードごとに1件
      └ 購買組織のデータ（FLVN01）… 購買組織ごとに1件

そして、それぞれの階層には「先に済んでいないと入力できない設定」があります。BPの登録でつまずくときは、BPの操作ではなく、この前提の設定が抜けていることがほとんどです。以下、階層ごとに、入力する内容・前提となる設定・気を付けることを並べます。

一般データ：BPそのものを作るための前提

会社コードレベル：会計で使うための前提

販売エリアレベル：SDで使うための前提

購買組織レベル：MMで使うための前提

登録の順序

実際にBPを登録するときの流れは、次のようになります。ロールを増やしながら、階層を下りていくイメージです。

1. BPカテゴリ（組織か個人か）とBPグルーピングを選ぶ。番号はグルーピングに割り当てられた番号範囲から決まる
2. 一般のロールで、名称・住所・連絡先などを入力する
3. 得意先として使うなら、FI得意先のロールを追加し、会社コードを指定して統制勘定や支払条件を入力する
4. 販売で使うなら、さらに得意先（販売）のロールで販売エリアのデータを入力する
5. 仕入先として使うなら、同様にFI仕入先・仕入先（購買）のロールを追加する

マスタの初期値は、承認フローにも効いてくる

ここまでは「BPに何を入れるか」の話でした。実務では、入れた値がその後どう使われるかも押さえておく必要があります。BPに登録した支払条件や支払方法、インコタームズなどは、伝票を入力するときに初期値として自動で提案されます。担当者が毎回入力しなくて済む、というだけの機能に見えますが、これは統制の仕組みとしても使われます。

プロジェクトによっては、「マスタから提案された値のままなら承認フローを省略し、変更された項目があれば、その項目に応じてチェックを入れる」という運用を組むことがあります。マスタどおりの取引はすでに合意された条件なので追加の承認は要らない、逆に、その場で条件が変わったのなら誰かが確認する、という考え方です。

私が関わった環境では、この判定は承認ワークフローの中に組み込まれていました。伝票の項目がマスタの初期値から変わっているかをワークフローが検知し、変わっていた項目に応じて承認のステップを足す、という作りです。どう実現するかはプロジェクトによりますが、「承認の要否が、伝票の項目とマスタの差分で決まることがある」という点は共通しています。

なお、どの項目を対象にするか、誰が承認するかは、プロジェクトごとに決める話です。新人のうちは「BPの値は伝票に初期値として流れ、その差分が統制に使われることがある」とだけ覚えておけば、設計の議論についていけます。マスタを直す作業が、単なるデータ修正ではなく、承認の前提を変える作業になりうる、という点も頭の隅に置いておくと安全です。

つまずいたときに見るところ

「グルーピングは得意先勘定グループに割り当てられていません」で止まったときの確認順序は、こちらにまとめています。BP登録のグルーピングエラー

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