返品・クレジットメモ処理

販売した商品が返ってくる、あるいは請求金額を後から修正する——こうした「戻り」の処理は、通常の販売プロセスとは別の伝票タイプで扱われます。

3つのパターン

まず、何が戻ってくるのかを整理します。商品が戻るのか、お金だけが戻るのかで、使う伝票が変わります。

戻り処理のパターン

品質不良で商品を回収する場合は返品、価格の誤りや事後値引きは金額だけの調整なのでクレジットメモ、請求漏れや追加費用の請求はデビットメモ、という使い分けです。

返品は、通常の販売プロセスを逆向きに辿る形になります。

返品された商品を、そのまま販売可能な在庫に戻してよいとは限りません。検品してから判断すべきケースが多くあります。

SAPでは、返品在庫をいったんブロック在庫として受け入れ、検品後に利用可能在庫へ移動する運用が可能です。移動タイプ651（ブロック在庫として受入）と653（利用可能在庫として受入）を使い分けます。

返品伝票、クレジットメモ依頼、デビットメモ依頼には、既定で請求ブロックが設定されます。これは重要な内部統制の仕組みです。

クレジットメモは売上を減らす処理であり、不正の温床になりやすいためです。営業担当者が単独で発行できないよう、上長や管理部門の承認を経てブロックを解除する運用にします。

返品やクレジットメモには、理由コード（Order Reason）を設定します。「品質不良」「誤出荷」「顧客都合」「価格誤り」といった分類を整備しておくと、原因分析ができます。

返品率が高い製品はどれか、誤出荷はどの倉庫で多いか、といった分析は品質改善の起点になります。理由コードを形式的に入力させるだけでなく、定期的に集計して現場にフィードバックする運用が重要です。

請求そのものが誤っていた場合は、クレジットメモではなく請求伝票の取消（VF11）を使います。取消はFIの伝票も含めて元に戻す処理であり、そもそも請求がなかった状態にします。

一方、クレジットメモは「請求は正しく行われたが、その後に減額した」という記録を残します。どちらを使うかは、取引の実態がどちらに近いかで判断します。顧客に請求書を送付済みであれば、通常はクレジットメモを使います。