残高移行と未消込明細移行の違い

ECCからS/4HANAへ新規導入（Greenfield、新しいシステムを作り直して必要なデータだけを移す方式）で移るとき、会計のデータ移行は「残高移行」と「未消込明細移行」の2つに分かれます。どちらも切替日時点の数字を新しいシステムへ持っていく作業ですが、移す単位と、移したあとに何ができるかが違います。

この記事では、導入プロジェクトでの経験をもとに、2つの違いと、移行で実際につまずきやすい点をまとめます。

一言でいうと、合計で移すか、1件ずつ移すか

残高移行は、総勘定元帳の勘定ごとに、切替日時点の残高を1つの金額として移します。現金預金なら「3,000千円」という合計だけが新しいシステムに入り、その残高がどの取引からできたかは持っていきません。

未消込明細移行は、まだ消し込まれていない明細を1件ずつ移します。売掛金なら「A社の請求101が1,200千円、支払期日は4月30日」という単位で移すので、新しいシステムで入金を受けたときに、その明細を消し込めます。

売掛金・買掛金を残高だけで移せない理由

売掛金や買掛金を残高だけで移すと、総勘定元帳の数字は合っても、稼働した翌日から業務が回りません。入金があっても消し込む相手の明細がなく、支払期日が分からないので自動支払（F110、支払期日の来た明細を選んで支払う処理）の対象にもならないからです。

もう1つ、SAPの仕組みとしての理由があります。売掛金・買掛金の勘定は統制勘定（得意先や仕入先の明細を合計した結果を持つ総勘定元帳の勘定）として設定されていて、総勘定元帳の伝票から直接転記できません。売掛金の残高は、得意先ごとの明細を転記した結果として自動でできあがるものなので、未消込明細を移すことがそのまま売掛金の残高移行になります。

移行仮勘定がゼロになれば、移し漏れはない

残高も未消込明細も、相手勘定には移行仮勘定（移行用に1つだけ作る仮の勘定。プロジェクトによって「移行用勘定」などとも呼びます）を使います。移行元の貸借対照表は借方と貸方が一致しているので、すべての移行が終わると、移行仮勘定の残高はゼロになります。

移行仮勘定がゼロにならなければ、どこかに移し漏れか二重の移行があります。たとえば未消込明細の移行で1社分が抜けていれば、その金額がそのまま移行仮勘定に残ります。逆に、売掛金を総勘定元帳の残高移行にも含めてしまうと、明細の分と二重になります。

S/4HANAでは、移行コックピット（SAP S/4HANA Migration Cockpit、データ移行用のアプリ）の移行オブジェクト（「FI - 債務未消込明細」など、移すデータの種類ごとのひな形）を使って移すのが一般的です。総勘定元帳の残高、得意先の未消込明細、仕入先の未消込明細は、別々の移行オブジェクトになっています。

総勘定元帳の残高は合うのに、明細の件数が合わない

移行の照合では、総勘定元帳の勘定残高を移行元と比べるだけでは足りません。得意先・仕入先ごとに、未消込明細の件数と金額まで比べます。売掛金の合計金額が一致していても、明細の件数が合わないことはよくあります。

件数の差は、原因が説明できれば問題ありません。大事なのは、金額が合っているから終わりにせず、件数の差を1つずつ説明できる状態にしておくことです。明細の件数がずれたまま稼働すると、稼働後の消込や、取引先への残高確認で食い違いが出ます。

勘定を統合するときは、変換のルールを先に決める

新規導入では、勘定コード表を作り直すことが多く、旧システムの勘定と新しい勘定が1対1になりません。移行の前に、旧勘定から新勘定への対応表と、その変換のルールを決めておく必要があります。

難しいのは1対多の分割です。合計の残高からは、どちらの勘定にいくら入れるかを決められません。移行元の明細を見て、取引先や原価センタ、明細のテキストなどから振り分けるルールを作ることになります。振り分けのルールが決まったら、手作業ではなく、旧勘定のデータから新勘定のデータを作る変換用のツール（Excelのマクロや変換プログラム）にしておくと、リハーサルのたびに同じ結果を出せます。

S/4HANAでは、貸借対照表の勘定を利益センタやセグメント別に管理することもよくあります。移行元のECCで利益センタを持っていなかった残高は、どの利益センタに入れるかのルールも、勘定の変換と一緒に決めておく必要があります。

切替日と、月末の取引をどちらで計上するか

切替日は、多くの場合、月末（期末）を区切りにします。たとえば3月31日を切替日にすると、3月までの取引は旧システムで計上して締め、4月1日以降の取引は新しいシステムで計上します。新しいシステムには、3月31日時点の残高と未消込明細を移します。

ここで問題になるのが、月末の取引をどちらのシステムに計上するかです。3月分の請求書が4月に入ってから届くことや、3月の決算整理仕訳が4月に入ってから確定することは避けられません。旧システムで3月の締めが終わるのを待ってから移行すると、そのあいだ新しいシステムで業務を始められません。

• 3月分の取引は、4月に入ってからでも旧システムで計上するのか、新しいシステムで計上するのかを、取引の種類ごとに決めておく。仕入先の請求書、得意先への請求、経費の精算、決算整理仕訳では、答えが違うことがある
• 未消込明細を先に移して業務を始め、3月の締めで確定した残高はあとから移す、という2段階にする場合は、2回目の移行で何を移すのか（差額だけか、残高をすべて入れ直すのか）を決めておく
• 新しいシステムで3月の日付の伝票が入らないよう、転記期間（OB52、会計期間ごとに転記してよいかを決める設定）を閉じておく。旧システムでも、4月の日付で伝票が入らないようにする
• 旧システムをいつまで更新できる状態にしておくか（3月の締めが終わるまでか、監査が終わるまでか）と、その後は照会だけにする時期を決める

これらのルールを決めずに切替日を迎えると、同じ取引が両方のシステムに計上されたり、どちらにも計上されなかったりします。決まったルールは、経理だけでなく購買や営業など、伝票を入力するすべての部署に伝えておく必要があります。

移行の前に決めておくことのまとめ

1. 切替日と、月末の取引をどちらのシステムに計上するかのルール
2. どの勘定を残高で移し、どの勘定を未消込明細で移すか（統制勘定、固定資産、在庫を残高移行から外す）
3. 旧勘定から新勘定への対応表と、統合・分割の変換ルール。旧取引先コードから新しいBP番号への対応表
4. 未消込明細に持たせる項目と、明細をまとめるかどうかのルール
5. 照合の方法：移行仮勘定がゼロになるか、勘定残高と、取引先ごとの明細の件数・金額が移行元と一致するか

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