転記日付と伝票日付の違いとは？SAPの3つの日付（入力日付を含む）をわかりやすく解説

転記日付とは会計帳簿に載せる日付、伝票日付とは請求書など元の書類の日付です。入力日付を含めた3つの違い、どの日付が何に影響するか、「転記済み」の意味まで解説します。

SAPの会計伝票には、日付の項目がいくつもあります。なかでも混同しやすいのが「転記日付」と「伝票日付」です。結論から言うと、次のように覚えておけば実務で困りません。

3つの日付の違い

日付	英語	意味	入力するのは
転記日付	Posting Date	会計帳簿に載せる日付。どの会計期間の数字になるかが決まる	利用者（初期値は当日）
伝票日付	Document Date	元になった書類の日付。請求書に書かれた日付など	利用者
入力日付	Entry Date	SAPに伝票を登録した日付	システムが自動設定（変更不可）

「転記日」「計上日」と呼ぶ現場もありますが、SAPの画面上の項目名は「転記日付」です。

具体例で見る3つの日付

3月28日付の請求書が仕入先から届き、経理担当者が4月2日にSAPへ入力するケースを考えます。この請求書の費用は3月度に計上したいとします。

このように、3つの日付がすべて違うことは珍しくありません。月末の締め作業では、むしろよくある状況です。

転記日付は、会計上いちばん重要な日付です。次のようなことが転記日付で決まります。

伝票日付は、元の書類と照合するための日付です。会計期間には影響しませんが、次の場面で使われます。

支払基準日を伝票日付から決める設定にしている場合、伝票日付を誤ると支払期日もずれます。「会計期間に関係ないから適当でよい」わけではない点に注意してください。

入力日付は、伝票を登録した時点でシステムが自動的に記録します。利用者は変更できません。いつ誰が伝票を登録したかを後から確認するための、監査証跡として使われます。

伝票ヘッダを表示すると、入力日付と一緒に入力時刻や入力者も確認できます。テーブルでは、会計伝票ヘッダ（BKPF）の項目として保持されています。

会計伝票ヘッダ（BKPF）の日付項目

会計伝票は、SDやMMの処理から自動的に作られることも多くあります。その場合、転記日付は元の処理の日付から引き継がれます。

元の処理	会計伝票の転記日付になるもの
入庫・出庫（MIGO）	入出庫伝票の転記日付
請求書照合（MIRO）	画面で入力した転記日付（請求書の日付は伝票日付に入る）
請求伝票（VF01）	請求日付
出荷の出庫転記（VL02N）	実際の出庫日付

「転記済み」とは、伝票が会計帳簿に正式に記録され、勘定残高に反映された状態のことです。これに対して、入力を途中で保存しただけで、まだ残高に反映されていない状態を「保留」と呼びます。

状態	勘定残高への反映	後から変更できる範囲
保留伝票	されない	ほぼすべての項目を変更できる
転記済み伝票	される	金額や勘定科目は変更できない。誤りは取消（反対仕訳）で直す

転記済みの伝票で金額や転記日付を間違えた場合は、FB08 などで取消伝票を作り、正しい伝票を登録し直します。取消伝票の転記日付は、元の伝票と同じ日付にすることも、取消を行う期間の日付にすることもできます。